Ratgeber/Dienstplan

Dienstplan für eine Reinigungsfirma erstellen

In der Gebäudereinigung hängt der Plan am Objekt: Welche Räume wann dran sind, gibt der Auftrag vor. Wer sie reinigt, hängt an Verfügbarkeit, Nachweisen, Ruhezeit und Wegen. In dieser Reihenfolge entsteht ein Plan, der auch in der Urlaubszeit hält.

Stand: 29. September 2026

1. Mit den Objekten anfangen

Ein Reinigungsplan beginnt beim Leistungsverzeichnis, nicht bei der Personalliste. Für jedes Objekt gehört in den Plan:

• Leistungen und Turnus: welche Räume und Flächen, wie oft – täglich, zweimal die Woche, wöchentlich – und welche Sonderleistungen wie Glas- oder Grundreinigung.
• Zeitfenster: vor Bürobeginn, nach Feierabend oder während der Öffnungszeiten nur in bestimmten Bereichen.
• Vereinbarte Stunden: wie viele Stunden im Monat bezahlt werden. Daran misst sich später, ob der Plan aufgeht.
• Zugang: Schlüssel, Ansprechpartner vor Ort und die Anweisungen des Kunden.

2. Einsätze bilden

Aus Objekt, Zeitfenster und Stunden entsteht der Einsatz, etwa „Bürohaus, Montag bis Freitag, 6 bis 8.30 Uhr, eine Kraft“. Liegen Objekte nahe beieinander, lohnt ein fester Ablauf je Tour. Fahrzeiten zwischen den Objekten gehören mit in den Plan – sonst geht die Rechnung am Monatsende nicht auf.

3. Prüfen, wer darf

Erst jetzt kommen die Personen dazu. Vor jeder Einteilung stehen drei Fragen.

Hat die Person die Nachweise, die das Objekt verlangt?

Wer mit Reinigungs- oder Desinfektionsmitteln arbeitet, die als Gefahrstoffe gelten, muss vor Aufnahme der Tätigkeit und danach mindestens einmal jährlich arbeitsplatzbezogen unterwiesen werden – in verständlicher Form und Sprache, schriftlich festgehalten und mit Unterschrift bestätigt (§ 14 Abs. 2 Gefahrstoffverordnung). Manche Kunden verlangen weitere Nachweise, etwa die Belehrung nach § 43 Infektionsschutzgesetz für Küchen und Lebensmittelbereiche oder ein Führungszeugnis für Schulen und Kitas.

Ist die Person verfügbar?

Urlaub, Krankheit, feste freie Tage und die vereinbarte Wochenarbeitszeit. Bei Minijobs begrenzt die Verdienstgrenze die Stunden – 2026 sind es 603 Euro im Monat; wie viele Stunden das sind, hängt vom Stundenlohn ab.

Reicht die Ruhezeit?

Zwischen zwei Arbeitstagen verlangt das Arbeitszeitgesetz elf Stunden ununterbrochene Ruhe (§ 5 ArbZG). Das trifft in der Reinigung oft die Folge aus Abend- und Frühdienst: Wer abends bis 20 Uhr reinigt, fängt am nächsten Morgen ohne abweichende Grundlage – etwa in einem Tarifvertrag (§ 7 ArbZG) – frühestens um 7 Uhr wieder an. Mehr als acht Stunden am Werktag sind nur bis zehn Stunden erlaubt und nur, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen durchschnittlich acht Stunden nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG).

4. Vertretung vorbereiten

Belastbar ist der Plan erst, wenn für jedes Objekt mindestens eine zweite Person eingewiesen ist – mit den passenden Nachweisen und Zugang zu den Anweisungen des Objekts. Hilfreich ist eine kleine Springergruppe, die mehrere Objekte kennt. Fällt jemand kurzfristig aus, bleibt nur noch die Frage: Wer von den Eingewiesenen hat Zeit und genug Ruhezeit?

5. Veröffentlichen und bestätigen lassen

Den Plan so früh veröffentlichen, dass Rückfragen noch Zeit haben, und sich die Dienste bestätigen lassen. Wer nach ein, zwei Tagen nicht bestätigt hat, bekommt einen Anruf – besser jetzt als am Einsatzmorgen. Ist Arbeit auf Abruf vereinbart, muss die Lage der Arbeitszeit mindestens vier Tage im Voraus mitgeteilt werden (§ 12 Abs. 3 Teilzeit- und Befristungsgesetz).

6. Nach dem Einsatz: der Nachweis

Der Plan ist die halbe Arbeit. Der Kunde will wissen, ob gereinigt wurde, was vereinbart ist: welche Räume, wann, von wem. Dazu gehören abgehakte Räume, Meldungen mit Foto, Stichproben der Qualität und am Monatsende ein Leistungsnachweis, den der Kunde bestätigt. In der Gebäudereinigung kommt die Aufzeichnung der Arbeitszeit hinzu – mehr dazu im Ratgeber Arbeitszeit erfassen: was Pflicht ist.

Checkliste für den Plan jeder Woche

1. Neue oder geänderte Objekte und Leistungen eingetragen?
2. Zeitfenster der Kunden für die Woche geprüft – Feiertage, Betriebsruhe, Sondertermine?
3. Urlaub und Krankmeldungen eingetragen?
4. Unterweisungen und Nachweise, die in den nächsten Wochen ablaufen, im Blick?
5. Elf Stunden Ruhe zwischen Abend- und Frühdienst eingehalten?
6. Minijob-Stunden innerhalb der Verdienstgrenze?
7. Für jedes Objekt eine Vertretung eingewiesen?
8. Plan veröffentlicht und Bestätigungen eingeholt?