Funktionen
So arbeitet Kordo – vom Plan bis zum Nachweis.
Die fünf Schritte eines Einsatzes, die Funktionen dahinter und was davon ohne Netz geht – mit Ansichten aus der App. Die Beispiele zeigen erfundene Namen; die Wörter in der App richten sich nach Ihrer Branche.
01Ablauf
Vom Plan zum Nachweis, in fünf Schritten.
Jeder Schritt schreibt in dieselbe Akte. Was vorher geplant wird, steht hinterher im Nachweis – ohne Abtippen und ohne zweites System.
01
Planen
Die Prüfung greift schon beim Einteilen. Fehlt ein Pflichtnachweis, ist er abgelaufen oder läuft er vor dem Dienst ab, lehnt Kordo die Einteilung ab – in der Datenbank, nicht nur auf dem Bildschirm.
- Ebenso bei Doppelbelegung und Objektsperre.
- 30 Tage vor Ablauf steht der Nachweis in den Mitteilungen der Verwaltung.
02
Veröffentlichen
Erst veröffentlichte Dienste sieht die Einsatzkraft. Sie sehen, wer seinen Dienst bestätigt hat – und bei wem Sie nachfragen sollten.
- Entwurf, veröffentlicht, bestätigt – dazu abgesagt und verpasst.
- Veröffentlicht ist verbindlich: absagen und umbesetzen geht, zurück in den Entwurf nicht.
03
Antreten
Am Einsatzort tritt die Einsatzkraft ihren Dienst an: Checkliste beantworten, Anweisung und Übergabe der Vorschicht lesen. Kontakte, Anweisungen und Pläne zum Einsatzort sind in der App.
- Antritt mit Uhrzeit – auch ohne Netz.
- Wer deutlich zu früh antreten will, gibt einen Grund an.
04
Durchführen
Aufgaben per QR-Code, Berichte mit Foto, Übergaben – auch in der Tiefgarage. Ohne Netz sichert Kordo auf dem Gerät und überträgt, sobald wieder Empfang da ist.
- Nachgereichte Einträge tragen Erfassungs- und Eingangszeit.
- Der Scan belegt, dass der Bereich begangen wurde – ob Raum, Prüfpunkt oder Kontrollpunkt.
05
Nachweisen
Aus Stichpunkten macht die Formulierungshilfe einen Vorschlag; gespeichert wird, was die Einsatzkraft bestätigt. Freigeben kann nur die Verwaltung – danach geht das PDF an den Auftraggeber.
- Einträge bleiben, wie sie sind: Korrekturen stehen als eigener Eintrag daneben.
- PDF in zwei Fassungen: intern und für den Auftraggeber.
- Rechnungen und Gutschriften auch als E-Rechnung (XRechnung).
02Funktionen
Was im Dienst zählt – und was es belegt.
Planung, Arbeit vor Ort, Berichte, Mängel und Leitstand greifen ineinander. Was an einer Stelle erfasst wird, steht an der nächsten schon bereit.
Einsatzplanung und Compliance
Eine Planung, die Nein sagen kann.
Kordo prüft jede Einteilung gegen die Nachweise, die Ihre Branche und Ihr Einsatzort verlangen – etwa die Gefahrstoff-Unterweisung in der Reinigung, im Facility Management den Nachweis als elektrotechnisch unterwiesene Person oder im Sicherheitsdienst die Unterrichtung nach § 34a GewO, den Bewacherausweis und das Führungszeugnis. Fehlt einer, ist er abgelaufen oder läuft er vor dem Dienst ab, wird die Einteilung abgelehnt.
- 30 Tage vor Ablauf erscheint der Nachweis in den Mitteilungen der Verwaltung.
- Doppelbelegungen und Objektsperren lehnt Kordo ebenfalls ab.
- Über 48 Wochenstunden zeigt Kordo an – gesperrt wird dabei nicht.
- Das Führungszeugnis wird nur vermerkt, eine Kopie gibt es nicht.
Berichte und Meldungen
Aus Stichpunkten wird ein Bericht. Sie geben frei.
Die Einsatzkraft diktiert oder tippt, was passiert ist – auch in ihrer eigenen Sprache. Die Formulierungshilfe macht daraus einen sauberen deutschen Vorschlag. Gespeichert wird erst, was die Einsatzkraft bestätigt; an den Auftraggeber geht nur, was Ihre Verwaltung freigibt.
Die KI entscheidet nichts und schreibt nicht in Ihre Nachweise. Ihre Funktionen sind ab Werk ausgeschaltet. Texterkennung übernimmt Text aus einem Foto – direkt auf dem Gerät.
Diktiert, 01:44
tor 3 offen gewesen, keine spuren, zugemacht, foto gemacht
Vorschlag der Formulierungshilfenicht gespeichert
Bei der Kontrolle um 01:40 Uhr war Tor 3 geöffnet. Hinweise auf ein Eindringen gab es nicht. Das Tor wurde verschlossen und fotografiert.
Von der KI ausformuliert. Bitte lesen und bei Bedarf anpassen – gespeichert wird genau dieser Text.
- Die Einsatzkraft bestätigt den Text.
- Die Verwaltung gibt den Bericht frei.
- Das PDF geht an den Auftraggeber.
Arbeit vor Ort und Übergaben
Was übergeben wird, steht fest – mit Uhrzeit und Namen.
Der Scan per QR-Code belegt, dass der Bereich begangen wurde – im Sicherheitsdienst beim Rundgang, in der Reinigung im Raum, im Facility Management am Prüfpunkt. Checklisten fragen ab, was vor Ort zu prüfen ist. Und jede Übergabe – Schicht, Fahrzeug, Schlüssel – steht mit Uhrzeit und Namen fest.
| Vorgang | Festgehalten wird | Ohne Netz |
|---|---|---|
| Rundgang | Jeder Kontrollpunkt per QR-Code, mit Uhrzeit und Standortprüfung beim Scan. Ausgelassene Punkte nur mit Grund. | ja |
| Checklisten | Beim Dienstantritt und an Kontrollpunkten; eine Beanstandung wird als Mangel gemeldet. | ja |
| Schichtübergabe | Text und bis zu vier Fotos an die nächste Schicht; die Nachfolge liest sie beim Antritt. | ja |
| Fahrzeug | Kilometerstand, Tank und Mängelfoto bei jeder Übergabe. | ja |
| Schlüssel | Wer welchen Schlüssel hat: nehmen und zurückgeben mit Uhrzeit und Namen. | ja |
Mängel und Ausnahmen
Wenn etwas nicht stimmt, sieht es die Leitung.
Ein Mangel wird mit Foto gemeldet, auch ohne Netz. Ist er dringend, bekommt die Leitung eine Push-Mitteilung; im Leitstand bleibt er stehen, bis ihn jemand übernimmt. Die Nachschau zeigt, ob er behoben ist.
Dasselbe gilt für einen Dienst, der nicht angetreten wurde: Er steht im Leitstand oben, und umbesetzt ist mit wenigen Tipps.
Kordo ist kein Notrufsystem. Es gibt keinen Notrufknopf und keine Alarmierung. Im Notfall gilt 112 oder der Notfallweg Ihres Betriebs. Ob eine Push-Mitteilung ankommt, hängt auch vom Gerät ab.
Leitstand und Kommunikation
Die Lage auf einen Blick. Und jeder hat’s gelesen.
Der Leitstand zeigt in vier Bereichen – Lage, Schicht, Berichte, Ausrüstung –, wer im Dienst ist, wer nicht angetreten ist und was offen ist.
Aushänge bleiben oben stehen, bis jeder sie bestätigt hat. Sie sehen, wer noch fehlt – auch Kenntnisnahmen ohne Netz werden nachgetragen.
Offline im Außendienst
Erfassen geht offline. Live-Ansichten brauchen Netz.
Geht ohne Netz
- Dienstantritt mit Checkliste
- Scans vor Ort: Räume, Prüf- und Kontrollpunkte
- Berichte und Meldungen mit Fotos
- Mängel melden
- Pausen
- Schichtende mit Übergabe
- Fahrzeugübergabe
- Kenntnisnahme von Aushängen
- Schlüssel und Ausrüstung nehmen und zurückgeben
Braucht Netz
- Einteilen und Veröffentlichen
- Leitstand und Lage
- Freigabe und PDF
- Formulierungshilfe (KI)
Nachgereichte Einträge tragen die Erfassungs- und die Eingangszeit, beides steht im Nachweis. Die App zeigt an, was noch auf Netz wartet.
03Nachweis
Drei Fragen, die nach jedem Dienst kommen.
Jede beantwortet Kordo mit einer Ansicht – für Sie und, sobald Sie freigeben, für Ihren Auftraggeber.
„Ist der Einsatzort gerade besetzt?“
Der Leitstand zeigt, wer im Dienst ist, seit wann und wo. Wer nicht angetreten ist, steht ganz oben – und die Leitung bekommt eine Push-Mitteilung.
„Wurde vor Ort erledigt, was vereinbart ist?“
Jeder Punkt mit Uhrzeit und Standortprüfung beim Scan – Raum, Prüfpunkt oder Kontrollpunkt. Belegt wird, dass der Bereich begangen wurde, nicht mehr und nicht weniger.
„Was ist passiert – und was bekommt der Auftraggeber?“
Der freigegebene Bericht mit Foto, daraus das PDF für den Auftraggeber. Was nicht freigegeben ist, geht nicht hinaus.
04Datenschutz
Für Betriebe mit Betriebsrat.
Kordo dokumentiert Einsätze, nicht Menschen. Das steht nicht nur im Vertrag – es ist so gebaut.
- Standort nur bei einer Handlung
- Festgehalten wird der Standort nur, wenn vor Ort ein Punkt bestätigt wird – per Scan oder Antippen. Kein Mitlaufen im Hintergrund, kein Standort in Pausen, keine Bewegungsprofile.
- Keine Bewertung von Personen
- Keine Ranglisten und keine automatische Leistungsbeurteilung. Kordo zählt Auffälligkeiten am Einsatzort, nicht am Menschen.
- KI nur nach Ihrer Entscheidung
- Die KI-Funktionen sind ab Werk ausgeschaltet. Einschalten kann nur Ihre Verwaltung – mit der Angabe, ob der Betriebsrat beteiligt ist.
- Verträge, die dazugehören
- Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO gehört zum Vertrag. Ein Muster für die Betriebsvereinbarung gibt es dazu.
- Datenbank in Frankfurt am Main
- Die Datenbank liegt in Frankfurt am Main. Ausnahmen – etwa die Zustellung von Push-Mitteilungen über Apple und Google – nennt die Datenschutzerklärung.