Ratgeber/Arbeitszeit

Arbeitszeit erfassen: was Pflicht ist

Seit einem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 steht fest: Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. In der Gebäudereinigung, im Wach- und Sicherheitsgewerbe und bei Minijobs gelten zusätzliche Regeln. Ein Überblick mit Quellen.

Stand: 29. September 2026

Woher die Pflicht kommt

Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden: Die Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit jedes Beschäftigten gemessen werden kann (Urteil vom 14. Mai 2019, C-55/18).

Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 festgestellt, dass diese Pflicht in Deutschland schon heute gilt. Sie folgt aus dem Arbeitsschutzgesetz (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, im Licht des europäischen Rechts gelesen): Arbeitgeber müssen ein System einführen, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfasst werden – und es auch nutzen (Beschluss vom 13. September 2022, 1 ABR 22/21).

Unabhängig davon verlangt das Arbeitszeitgesetz, die Arbeitszeit aufzuzeichnen, die über acht Stunden am Werktag hinausgeht, und diese Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG).

Was aufgezeichnet werden muss

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit und damit ihre Dauer – Pausen so, dass die Dauer nachvollziehbar ist.
• Wer aufschreibt: Der Arbeitgeber darf die Aufzeichnung den Beschäftigten überlassen. Verantwortlich bleibt er selbst.
• Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich – aufgezeichnet wird trotzdem.
• Form: Solange kein Gesetz etwas anderes bestimmt, genügen auch schriftliche Aufzeichnungen.

Zusätzliche Regeln: Gebäudereinigung, Sicherheitsgewerbe, Minijobs

Das Mindestlohngesetz verlangt in bestimmten Bereichen mehr (§ 17 MiLoG). Betroffen sind die Wirtschaftsbereiche aus § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz – darunter das Gebäudereinigungsgewerbe und das Wach- und Sicherheitsgewerbe – und alle Arbeitgeber von Minijobs; ausgenommen sind Minijobs in Privathaushalten.

• Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit,
• spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Tag der Arbeitsleistung,
• aufzubewahren mindestens zwei Jahre,
• und für Prüfungen im Inland in deutscher Sprache bereitzuhalten (§ 17 Abs. 2 MiLoG).

Für höhere Monatsgehälter und für mitarbeitende enge Familienangehörige gibt es Ausnahmen (Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung). Verstöße sind Ordnungswidrigkeiten (§ 21 MiLoG).

Was sich ändern soll

Die Bundesregierung will die Aufzeichnung ausdrücklich im Arbeitszeitgesetz regeln. Nach dem Entwurf des Bundesarbeitsministeriums vom Juni 2026 sollen Beginn, Ende und Dauer grundsätzlich elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung erfasst werden; Kleinstbetriebe sollen weiter auf Papier aufzeichnen dürfen, für die übrigen sind Übergangsfristen nach Betriebsgröße vorgesehen. Zugleich soll eine wöchentliche statt einer täglichen Höchstarbeitszeit möglich werden. Beschlossen ist das noch nicht – bis ein Gesetz im Bundesgesetzblatt steht, gilt der Stand oben.

Datenschutz und Betriebsrat

Zeitaufzeichnungen sind personenbezogene Daten: Zugriff nur für die, die sie brauchen; aufbewahren so lange, wie es vorgeschrieben ist, und danach löschen, soweit keine andere Pflicht – etwa für Lohnunterlagen – eine längere Frist verlangt.

Ob erfasst wird, schreibt das Gesetz vor; deshalb kann ein Betriebsrat die Einführung eines Systems nicht über die Einigungsstelle erzwingen (Bundesarbeitsgericht, 1 ABR 22/21). Wie erfasst wird, bestimmt er mit: Einführung und Anwendung einer elektronischen Zeiterfassung sind als technische Einrichtung mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).