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RatgeberAufbewahrung Zeiterfassung

Aufbewahrungspflicht für Zeiterfassung und Lohnunterlagen

Wie lange müssen Stundenzettel, Zeitaufzeichnungen und Lohnunterlagen aufbewahrt werden? Es gibt keine einheitliche Frist: Die Arbeitszeitaufzeichnung nach Arbeitszeitgesetz und Mindestlohngesetz mindestens zwei Jahre, das Lohnkonto sechs Kalenderjahre, Buchungsbelege acht Jahre. Welche Frist für welche Unterlage gilt, zeigt diese Übersicht.

Stand: 9. Oktober 2026

Das Wichtigste in Kürze

  • Arbeitszeitaufzeichnung über acht Stunden am Werktag: mindestens zwei Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG).
  • Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer, u. a. in der Gebäudereinigung und im Wach- und Sicherheitsgewerbe (alle Branchen nach § 2a SchwarzArbG) sowie bei Minijobs: mindestens zwei Jahre (§ 17 Abs. 1 MiLoG).
  • Lohnkonto: bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung (§ 41 Abs. 1 EStG).
  • Buchungsbelege acht Jahre, sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen sechs Jahre (§ 147 Abs. 1, 3 AO); die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 4 AO).
  • Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung: bis zum Ablauf des Kalenderjahres nach der letzten Betriebsprüfung (§ 28f Abs. 1 SGB IV).

Die Fristen im Überblick

UnterlageFristQuelle
Aufzeichnung der Arbeitszeit über acht Stunden am Werktagmindestens 2 Jahre§ 16 Abs. 2 ArbZG
Aufzeichnung von Beginn, Ende, Dauer der täglichen Arbeitszeit (u. a. Gebäudereinigung und Wach- und Sicherheitsgewerbe – alle Branchen nach § 2a SchwarzArbG – sowie Minijobs)mindestens 2 Jahre§ 17 Abs. 1 MiLoG
Lohnkontobis zum Ablauf des 6. Kalenderjahres nach der letzten eingetragenen Lohnzahlung§ 41 Abs. 1 EStG
Buchungsbelege8 Jahre ab Ende des Kalenderjahres§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3, 4 AO
Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen6 Jahre ab Ende des Kalenderjahres§ 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3, 4 AO
Entgeltunterlagen und Beitragsabrechnungen (Sozialversicherung)bis zum Ablauf des Kalenderjahres nach der letzten Prüfung§ 28f Abs. 1 SGB IV

Die Fristen laufen nebeneinander. Gilt für dieselbe Unterlage mehr als eine, bestimmt die längste, wie lange aufbewahrt wird. Die Fristen nach § 147 AO laufen nicht ab, solange die Festsetzungsfrist der betreffenden Steuern noch läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Ob ein Stundenzettel zu den Unterlagen gehört, die Grundlage der Lohnabrechnung sind und deshalb steuerlich bedeutsam sein können, klären Sie mit Ihrem Lohnbüro oder Steuerberater.

Die Zwei-Jahres-Frist für Arbeitszeitnachweise

Das Arbeitszeitgesetz verlangt, die Arbeitszeit aufzuzeichnen, die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgeht, und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Zusätzlich gilt § 17 Abs. 1 MiLoG u. a. in der Gebäudereinigung und im Wach- und Sicherheitsgewerbe (alle Branchen nach § 2a SchwarzArbG) sowie bei Minijobs: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags aufzeichnen, mindestens zwei Jahre aufbewahren. Mehr dazu: Zeiterfassung in der Gebäudereinigung und Zeiterfassung im Sicherheitsdienst.

Verjährung: warum viele länger aufbewahren

Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis verjähren regelmäßig in drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger davon erfahren hat (§§ 195, 199 BGB). Wer sich gegen eine Nachforderung zu Stunden oder Lohn wehren muss, braucht seine Aufzeichnungen genau so lange. Wer länger belegen können muss, legt Zeitnachweise deshalb vorher als PDF oder Datei ab. Vertragliche Ausschlussfristen und Tarifverträge können davon abweichen.

Datenschutz: nicht länger als nötig

Zeitaufzeichnungen sind personenbezogene Daten. Sie dürfen nicht länger gespeichert werden, als es für den Zweck erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO) – also so lange, wie eine gesetzliche Pflicht oder ein berechtigtes Interesse (etwa die Verjährung) es verlangt. Danach löschen. Wer die Fristen in einem einfachen Löschplan festhält, kann Anfragen von Beschäftigten nach ihren Daten schnell beantworten.

Wie lange muss ich Stundenzettel aufbewahren?

Die Arbeitszeitaufzeichnung nach Arbeitszeitgesetz und Mindestlohngesetz mindestens zwei Jahre. Dienen die Stundenzettel als Grundlage der Lohnabrechnung, können längere Fristen für Lohnunterlagen gelten (Lohnkonto sechs Kalenderjahre). Ihr Lohnbüro nennt die für Sie passende Frist.

Wann beginnt die Frist?

Bei den steuerlichen Unterlagen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Das Lohnkonto ist bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung aufzubewahren.

Darf ich Zeitaufzeichnungen digital aufbewahren?

Für die Arbeitszeitaufzeichnung schreibt das Gesetz derzeit keine bestimmte Form vor. Für steuerlich relevante Unterlagen gelten die Regeln der Abgabenordnung zur Aufbewahrung (§ 147 AO); Fragen dazu beantwortet Ihr Steuerberater.

So hilft Kordo dabei

  • Kommen, Gehen und Pausen werden in der App erfasst; Korrekturen nur durch die Verwaltung und nur mit Grund, die Person erfährt alte Zeit, neue Zeit und Grund.
  • Zeitnachweise lassen sich als PDF und als Datei fürs Lohnbüro herausgeben; die Firmendaten lassen sich exportieren (Firmeneinstellungen › Datenexport).
  • Kordo ersetzt keinen Steuerberater und kein Lohnbüro: Welche Frist für welche Unterlage in Ihrem Betrieb gilt, entscheiden Sie mit Ihrer Beratung – Kordo ist das Werkzeug, keine Rechtsberatung.
  • Kordo löst den Namen nach zwei Jahren vom Dienst (Voreinstellung); wer Zeitnachweise länger braucht, legt sie vorher als PDF oder Datei ab.
  • Zeiterfassung gibt es schon im Tarif Starter – ab 32 € im Monat.
Demo vereinbaren Arbeitszeit erfassen: was Pflicht ist

Quellen

Diese Seite fasst allgemeine Informationen zusammen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind das Gesetz, Ihr Tarifvertrag, Ihr Arbeitsvertrag und die Auskunft Ihres Steuerberaters.