RatgeberZeiterfassung Gebäudereinigung
Zeiterfassung in der Gebäudereinigung: Pflicht, Frist, Aufbewahrung
In der Gebäudereinigung gilt für die Arbeitszeit eine strengere Regel als in den meisten Branchen: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder Kraft müssen aufgezeichnet werden – spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages danach, und die Aufzeichnung muss mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
Stand: 18. Oktober 2026
Das Wichtigste in Kürze
- Das Gebäudereinigungsgewerbe steht in § 2a Abs. 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (Nr. 6). Für Betriebe dieser Branche gilt § 17 Abs. 1 des Mindestlohngesetzes (MiLoG).
- Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit.
- Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag vorliegen und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
- Die Unterlagen sind im Inland und auf Deutsch bereitzuhalten (§ 17 Abs. 2 MiLoG).
- Wer vorsätzlich oder fahrlässig die Aufzeichnung fehlerhaft, unvollständig oder verspätet erstellt oder nicht zwei Jahre aufbewahrt, handelt ordnungswidrig – bis 50.000 € Geldbuße (§ 21 Abs. 1 Nr. 8, Abs. 3 MiLoG).
Wen die Pflicht trifft
Die Pflicht gilt für Arbeitgeber, die Beschäftigte im Gebäudereinigungsgewerbe einsetzen, und zusätzlich für alle Arbeitgeber, die geringfügig Beschäftigte (Minijobs nach § 8 Abs. 1 SGB IV) haben – ausgenommen Minijobs in Privathaushalten (§ 8a SGB IV). Für Reinigungsfirmen heißt das: Sie gilt grundsätzlich für jede Kraft, ob Vollzeit, Teilzeit oder Minijob; ausgenommen sind nur Beschäftigte mit hohem verstetigtem Monatsentgelt und mitarbeitende nahe Angehörige (§ 1 MiLoDokV). Daneben gilt für alle Arbeitgeber die allgemeine Pflicht, die Arbeitszeit zu erfassen (Arbeitszeit erfassen: was Pflicht ist).
Was aufgezeichnet werden muss und bis wann
| Frage | Regel (§ 17 MiLoG) |
|---|---|
| Was? | Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit |
| Bis wann? | Spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Tag der Arbeitsleistung |
| Wie lange aufbewahren? | Mindestens zwei Jahre |
| Wo bereithalten? | Im Inland, auf Deutsch; auf Verlangen der Prüfbehörde auch am Beschäftigungsort |
Beispiel zur Frist: Eine Kraft arbeitet am Montag, 5. Oktober. Der siebte Kalendertag danach ist Montag, der 12. Oktober – bis zum Ablauf dieses Tages muss die Arbeitszeit vom 5. Oktober aufgezeichnet sein.
Was im Reinigungsalltag schwierig ist
Das Gesetz verlangt nur Beginn, Ende und Dauer. Im Alltag einer Reinigungsfirma entstehen die Probleme an anderer Stelle:
- Mehrere Objekte an einem Tag. Eine Kraft reinigt morgens in einem Büro und mittags in einer Praxis. Aufzuzeichnen ist die tägliche Arbeitszeit; wie Sie die Zeit dazwischen behandeln (Pause, Wegzeit, Wartezeit), richtet sich nach Vertrag und Arbeitsrecht – wichtig ist, dass Beginn, Ende und Dauer nachvollziehbar sind. Im Zweifel fragen Sie Ihr Lohnbüro oder Ihren Rechtsberater.
- Kurze Einsätze und Vertretungen. Springer und Aushilfen tauchen im Dienstplan oft nur kurz auf. Die Pflicht gilt trotzdem vom ersten Tag an.
- Papier und Nachtragen. Zettel am Monatsende zu rekonstruieren, ist fehleranfällig – und die Frist von sieben Tagen ist lange vorbei. Wer täglich am Objekt erfasst, hält sie ohne Mehraufwand ein.
- Sprache. Die Unterlagen müssen auf Deutsch bereitgehalten werden. Das betrifft die bereitgehaltenen Unterlagen; die App Ihrer Kräfte kann in ihrer Sprache laufen.
Wie lange aufbewahren – und was noch
Die Zeitaufzeichnung nach § 17 MiLoG ist mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Für Lohnunterlagen und Buchungsbelege gelten längere Fristen – eine Übersicht mit Quellen steht unter Aufbewahrungspflicht für Zeiterfassung und Lohnunterlagen.
Muss ich auch Minijobber erfassen?
Ja. Die Pflicht nach § 17 Abs. 1 MiLoG gilt für geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV, ausgenommen Minijobs in Privathaushalten. In der Gebäudereinigung gilt sie grundsätzlich für alle Beschäftigten; ausgenommen sind nur Beschäftigte mit hohem verstetigtem Monatsentgelt und mitarbeitende nahe Angehörige (§ 1 MiLoDokV).
Reicht ein handschriftlicher Zettel?
Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz derzeit nicht vor – Papier und elektronische Systeme sind möglich. Der Zettel muss Beginn, Ende und Dauer enthalten, rechtzeitig (bis zum siebten Tag nach der Arbeit) vorliegen und zwei Jahre aufbewahrt werden.
Wie lange muss ich die Aufzeichnung aufbewahren?
Mindestens zwei Jahre (§ 17 Abs. 1 MiLoG). Für Lohnkonto und Buchungsbelege gelten längere Fristen.
So hilft Kordo dabei
- Kommen, Gehen und Pausen per App. Wer mit Netz stempelt, bekommt die Uhrzeit des Servers; ohne Netz erfasste Stempel sind gekennzeichnet und tragen zusätzlich die Eingangszeit.
- Je Objekt einstellbar: ein Beleg bei Kommen und Gehen. Die Kraft scannt einen Code am Eingang, oder das Handy rechnet im Moment des Stempelns den Abstand zum Objekt aus und schickt nur die Meter – kein Standort davor oder danach. Fehlt der Beleg, wird trotzdem gestempelt – mit Grund, die Leitung sieht es.
- Wer nicht stempelt, trägt seine Zeiten selbst ein – je Person einstellbar. Beschäftigte sehen ihre Zeiten in der App, die App gibt es in 22 Sprachen.
- Gestempelte Zeiten ändert niemand still: Korrekturen nur durch die Verwaltung und nur mit Grund; die Person erfährt alte Zeit, neue Zeit und Grund.
- Zeitnachweis als PDF und Datei fürs Lohnbüro. Die Lohnabrechnung selbst macht Kordo nicht.
- Zeiterfassung gibt es schon im Tarif Starter – ab 32 € im Monat. Welche Pflichten für Ihren Betrieb gelten und wie Sie sie erfüllen, entscheiden Sie – Kordo ist das Werkzeug, keine Rechtsberatung.
Quellen
- Mindestlohngesetz, § 17 (Aufzeichnungspflicht) und § 21 (Ordnungswidrigkeiten): gesetze-im-internet.de/milog/__17.html, …/__21.html
- Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, § 2a Abs. 1 (Wirtschaftsbereiche): gesetze-im-internet.de/schwarzarbg_2004/__2a.html
- Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV), § 1 (Ausnahmen): gesetze-im-internet.de/milodokv_2015/__1.html
- Sozialgesetzbuch IV, §§ 8, 8a (geringfügige Beschäftigung): gesetze-im-internet.de/sgb_4/__8.html
Diese Seite fasst allgemeine Informationen zusammen und ersetzt keine Rechtsberatung. Für Ihren Betrieb maßgeblich sind das Gesetz, Ihr Tarifvertrag und Ihr Arbeitsvertrag.