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RatgeberZeiterfassung Sicherheitsdienst

Zeiterfassung im Sicherheitsdienst: Pflicht, Frist, Nachtdienst

Für Wach- und Sicherheitsunternehmen gilt eine besondere Aufzeichnungspflicht: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach der Arbeit aufgezeichnet sein und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Bei Nachtdiensten, Wechselschichten und wechselnden Objekten ist das ohne festes System schwer einzuhalten.

Stand: 9. Oktober 2026

Das Wichtigste in Kürze

  • Das Wach- und Sicherheitsgewerbe steht in § 2a Abs. 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (Nr. 10). Für Betriebe dieser Branche gilt § 17 Abs. 1 des Mindestlohngesetzes (MiLoG).
  • Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag; aufbewahren mindestens zwei Jahre.
  • Unabhängig davon verlangt das Arbeitszeitgesetz die Aufzeichnung der Arbeitszeit über acht Stunden am Werktag, ebenfalls mit zwei Jahren Aufbewahrung (§ 16 Abs. 2 ArbZG).
  • Nach dem Ende der täglichen Arbeitszeit sind grundsätzlich mindestens elf Stunden Ruhe vorgeschrieben (§ 5 ArbZG); abweichen darf nur, wer dafür eine Grundlage hat, etwa einen Tarifvertrag (§ 7 ArbZG). Bei Nachtdienst plant das den nächsten Dienst.
  • Vorsätzlich oder fahrlässig fehlerhafte, unvollständige oder verspätete Aufzeichnung ist eine Ordnungswidrigkeit – bis 50.000 € Geldbuße (§ 21 Abs. 1 Nr. 8, Abs. 3 MiLoG).

Was § 17 MiLoG verlangt

FrageRegel
Wer?Arbeitgeber im Wach- und Sicherheitsgewerbe (§ 2a Abs. 1 Nr. 10 SchwarzArbG) sowie alle Arbeitgeber mit Minijobs (außer in Privathaushalten)
Was?Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit
Bis wann?Spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Tag der Arbeitsleistung
Wie lange aufbewahren?Mindestens zwei Jahre
Wo bereithalten?Im Inland, auf Deutsch; auf Verlangen der Prüfbehörde auch am Beschäftigungsort

Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz derzeit nicht vor – Papier und elektronische Systeme sind möglich. Die allgemeine Pflicht, die Arbeitszeit zu erfassen, gilt daneben für alle Arbeitgeber (Arbeitszeit erfassen: was Pflicht ist).

Nachtdienst und Wechselschicht

Wer nachts arbeitet, stempelt nicht an einem Kalendertag: Ein Dienst von 22 Uhr bis 6 Uhr beginnt an einem Tag und endet am nächsten. Legen Sie fest, welchem Tag die Arbeitszeit zugeordnet wird, und halten Sie das einheitlich ein – das erleichtert die Frist von sieben Tagen, die Lohnabrechnung und die Prüfung der Ruhezeit.

Beispiel: Dienst von 22 Uhr bis 6 Uhr mit 30 Minuten Pause: anwesend acht Stunden, gearbeitet 7:30 Stunden. Nach der Arbeit sind grundsätzlich mindestens elf Stunden Ruhe vorgeschrieben (§ 5 ArbZG) – der nächste Dienst darf grundsätzlich frühestens um 17 Uhr beginnen. Mit dem Arbeitszeitrechner rechnen Sie Pause und Ruhezeit selbst nach.

Dienstplan und Stempel gehören zusammen

Der Dienstplan sagt, was geplant war; die Zeiterfassung sagt, was gearbeitet wurde. Erst der Vergleich zeigt, wo ein Posten nicht besetzt war und wo die Stunden von der Planung abweichen. Wie der Dienstplan eines Sicherheitsdienstes aufgebaut wird – Postenstunden, Schichtmodell, Sachkunde – steht unter Dienstplan für einen Sicherheitsdienst erstellen.

Aufbewahrung

Die Aufzeichnung nach § 17 MiLoG und die Nachweise nach § 16 Abs. 2 ArbZG sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Für Lohnunterlagen und Buchungsbelege gelten längere Fristen – siehe Aufbewahrungspflicht für Zeiterfassung und Lohnunterlagen.

Gilt die Aufzeichnungspflicht für jeden Sicherheitsdienst?

Für Arbeitgeber im Wach- und Sicherheitsgewerbe gilt § 17 Abs. 1 MiLoG, weil die Branche in § 2a Abs. 1 Nr. 10 SchwarzArbG genannt ist. Sie gilt grundsätzlich für alle Beschäftigten; ausgenommen sind nur Beschäftigte mit hohem verstetigtem Monatsentgelt und mitarbeitende nahe Angehörige (§ 1 MiLoDokV). Daneben gilt für alle Arbeitgeber die allgemeine Pflicht, die Arbeitszeit zu erfassen.

Zählt eine Dienstplan-Datei als Aufzeichnung?

Der Dienstplan zeigt, was geplant war. Aufzuzeichnen sind aber Beginn, Ende und Dauer der tatsächlichen täglichen Arbeitszeit. Der Plan allein ersetzt das nicht.

Wie lange muss ich die Zeiten aufbewahren?

Mindestens zwei Jahre (§ 17 Abs. 1 MiLoG, § 16 Abs. 2 ArbZG). Für Lohnkonto und Buchungsbelege gelten längere Fristen.

So hilft Kordo dabei

  • Kommen, Gehen und Pausen per App. Wer mit Netz stempelt, bekommt die Uhrzeit des Servers; ohne Netz erfasste Stempel sind gekennzeichnet und tragen zusätzlich die Eingangszeit.
  • Schon beim Einteilen gehen weniger als elf Stunden Ruhezeit nur mit Begründung; Tage über der Höchstarbeitszeit und zu kurze Ruhezeiten fallen beim Stempeln auf und werden mit Grund vermerkt.
  • Gestempelte Zeiten ändert niemand still: Korrekturen nur durch die Verwaltung und nur mit Grund; die Person erfährt alte Zeit, neue Zeit und Grund.
  • Zeitnachweis als PDF und Datei fürs Lohnbüro. Die Lohnabrechnung selbst macht Kordo nicht.
  • Dienstplan und Zeiterfassung gibt es schon im Tarif Starter – ab 32 € im Monat. Welche Pflichten für Ihren Betrieb gelten und wie Sie sie erfüllen, entscheiden Sie – Kordo ist das Werkzeug, keine Rechtsberatung.
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Quellen

Diese Seite fasst allgemeine Informationen zusammen und ersetzt keine Rechtsberatung. Für Ihren Betrieb maßgeblich sind das Gesetz, Ihr Tarifvertrag und Ihr Arbeitsvertrag.