Ratgeber/Dienstplan-Vorlage

Dienstplan-Vorlage kostenlos: Excel und PDF

Ein Monatsplan für Excel, der Stunden und Besetzung selbst zählt, und ein Wochenplan zum Ausdrucken und Aushängen. Ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse, frei verwendbar.

Stand: 1. Oktober 2026

Was die Excel-Vorlage kann

• Monat wählen: Ersten Tag des Monats eintragen – Tage und Wochentage passen sich an, Wochenenden sind grau.
• Eigene Schichten: Im Blatt „Schichten“ stehen Früh, Spät, Nacht, Tag, Urlaub, krank und frei mit Zeiten und bezahlten Stunden. Kürzel und Stunden lassen sich ändern, drei Zeilen sind frei für eigene Schichten.
• Stunden je Person: Rechts rechnet die Vorlage die geplanten Stunden aus den Kürzeln; daneben steht das Soll.
• Besetzung je Tag: Unten zählt sie, wie viele Personen an jedem Tag Früh-, Spät-, Nacht- und Tagdienst haben – Lücken fallen sofort auf.
• Platz für 20 Personen, im Format von Excel (.xlsx).

So erstellen Sie damit einen Dienstplan

1. Bedarf festlegen: Wie viele Personen braucht jeder Einsatzort zu welcher Zeit? Daraus folgen die Schichten.
2. Abwesenheiten zuerst: Urlaub, feste freie Tage und bekannte Termine eintragen, bevor Dienste verteilt werden.
3. Dienste verteilen: Kürzel je Person und Tag. Unten prüfen, ob jeder Tag besetzt ist.
4. Regeln prüfen: elf Stunden Ruhe zwischen zwei Diensten – also nicht Spät und am nächsten Morgen Früh (§ 5 ArbZG); höchstens zehn Stunden am Tag ohne tarifliche Grundlage (§ 3 ArbZG); bei Minijobs die Verdienstgrenze.
5. Rechtzeitig veröffentlichen: Ist Arbeit auf Abruf vereinbart, muss die Lage der Arbeitszeit mindestens vier Tage vorher feststehen (§ 12 Abs. 3 TzBfG). Den Wochenplan ausdrucken und aushängen oder als PDF verschicken.

Die Vorlage zählt, sie prüft nicht: Ruhezeiten, Höchstarbeitszeit und Nachweise müssen Sie selbst im Blick behalten. Die Stunden im Plan ersetzen auch nicht die Aufzeichnung der tatsächlichen Arbeitszeit – mehr dazu unter Arbeitszeit erfassen und im Arbeitszeitrechner mit Pause und Ruhezeit.

Weitere Vorlagen

• Wachbuch und Kontrollgang-Protokoll für Sicherheitsdienste
• Leistungsnachweis für die Gebäudereinigung
• Streuprotokoll für den Winterdienst

Wann Excel nicht mehr reicht

Eine Tabelle ist gut, solange eine Person plant und alle den Aushang sehen. Schwierig wird es, wenn mehrere Objekte dazukommen, Dienste kurzfristig getauscht werden, Nachweise ablaufen oder der Auftraggeber Belege will. Dann muss jemand die Tabelle ständig abgleichen – und Fehler fallen erst auf, wenn niemand kommt.