Ratgeber/Wachbuch

Wachbuch im Sicherheitsdienst: was hineingehört

Das Wachbuch ist das Gedächtnis eines Objekts. Es zeigt dem Auftraggeber, was in der Nacht passiert ist, der nächsten Schicht, worauf sie achten muss, und im Streitfall, wer wann was getan hat. Dafür muss es vollständig, zeitnah und unverändert sein.

Stand: 1. Oktober 2026

Wozu ein Wachbuch da ist

• Für den Auftraggeber: Er bezahlt für Bewachung, die er meist nicht sieht. Das Wachbuch zeigt, dass sie stattgefunden hat.
• Für die nächste Schicht: offene Fenster, ein defektes Tor, ein angekündigter Lieferant – was nicht im Wachbuch steht, geht beim Wechsel verloren.
• Für den Streitfall: Nach einem Einbruch oder Schaden fragen Versicherung und Auftraggeber, wann zuletzt kontrolliert wurde. Ein sauber geführtes Wachbuch beantwortet das.

Was hineingehört

Wie ein guter Eintrag aussieht

• Sofort: Ein Eintrag, der Stunden später aus dem Gedächtnis geschrieben wird, ist weniger wert.
• Vollständig: Wann, wo, was, wer, was unternommen – fünf Fragen, die jeder Eintrag beantwortet.
• Sachlich: „Tor 3 um 01:42 Uhr offen vorgefunden, verschlossen, Auftraggeber per Mail informiert“ – nicht „mal wieder offen gelassen“.
• Unverändert: Im Papierbuch wird ein Fehler einmal durchgestrichen, so dass er lesbar bleibt, mit Datum, Kürzel und Grund. Kein Tipp-Ex, keine herausgerissenen Seiten. Digital gilt dasselbe: Der alte Eintrag bleibt stehen, die Korrektur kommt dazu.
• Mit Beleg: Ein Foto vom beschädigten Zaun sagt mehr als drei Zeilen.

Was das Recht dazu sagt

Ein Gesetz, das ein Wachbuch in bestimmter Form für jedes Objekt vorschreibt, gibt es nicht. Die Pflicht ergibt sich meist aus dem Bewachungsvertrag und der Dienstanweisung des Objekts. Die Bewachungsverordnung verlangt aber, dass der Gewerbetreibende Aufzeichnungen über Bewachungsverträge und Wachpersonen führt und Belege wie die Dienstanweisungen sammelt – grundsätzlich bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach ihrer Entstehung (§ 21 BewachV). Für das Wachbuch selbst ist es sinnvoll, sich daran zu orientieren und es mindestens so lange aufzubewahren, wie Ansprüche aus einem Vorfall geltend gemacht werden können.

Papier oder digital?

Das Papierbuch liegt im Objekt, ist ohne Strom lesbar und braucht keine Schulung. Dafür sieht der Auftraggeber es erst, wenn jemand es abfotografiert, Fotos lassen sich nicht anheften, und ob eine Zeile nachträglich ergänzt wurde, sieht man nicht immer. Ein digitales Wachbuch schreibt die Uhrzeit selbst, hängt Fotos an, ist am Morgen beim Auftraggeber und lässt sich so bauen, dass nichts überschrieben werden kann. Wichtig ist, dass es auch im Keller ohne Netz funktioniert.

Kostenlose Wachbuch-Vorlage

Die Vorlage hat einen Kopf je Dienst (Objekt, Datum, Wachperson, Dienstzeit), eine Tabelle für Einträge mit Uhrzeit, Art und Maßnahme und eine Zeile für die Übergabe. A4, zum Ausdrucken.

Dazu passen das Übergabeprotokoll für den Schichtwechsel und das Schlüsselbuch; alle Vorlagen stehen unter Kostenlose Vorlagen.