RatgeberSchlüsselübergabeprotokoll
Schlüsselübergabeprotokoll: Vorlage für Reinigungsfirma und Objektdienst
Wer Objekte betreut, hat Kundenschlüssel in der Hand. Ein Schlüsselübergabeprotokoll hält fest, wer welche Schlüssel wann von wem bekommen hat – bei der Übernahme vom Auftraggeber, bei jeder Weitergabe an eine Kraft und bei der Rückgabe. Im Streitfall ist es der Beleg.
Stand: 9. Oktober 2026
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Protokoll gehört an drei Stellen: Übernahme vom Auftraggeber, Weitergabe an Kräfte, Rückgabe.
- Ein gesetzliches Muster gibt es nicht; was verlangt ist, steht im Vertrag mit dem Auftraggeber.
- Ins Protokoll gehören Schlüssel (Bezeichnung, Zahl), Übergebender und Übernehmender, Datum und Uhrzeit, Zustand und beide Unterschriften.
- Ein Verlust wird sofort dem Auftraggeber und der Leitung gemeldet.
- Das Protokoll enthält Namen und Zeiten – Zugriff nur für die, die es brauchen.
Was ins Protokoll gehört
| Angabe | Beispiel |
|---|---|
| Objekt und Auftraggeber | Bürohaus Ring 4, Hausverwaltung Muster |
| Schlüssel | Nr. 12, Haupteingang; Nr. 13, Technikraum; 2 Stück |
| Übergebende und übernehmende Person | Name und Firma beider Seiten |
| Datum und Uhrzeit | 05.10.2026, 07:30 Uhr |
| Zustand | vollständig, ohne Beschädigung; Chip oder Transponder gezählt |
| Verwahrung | Schlüsselkasten im Büro, Zugriff nur für die Objektleitung |
| Unterschriften | übergebende und übernehmende Person |
| Rückgabe | Datum, Zahl der Schlüssel, Unterschrift beider Seiten |
Der Ablauf in drei Schritten
- Übernahme vom Auftraggeber. Beim Auftragsbeginn zählen beide Seiten die Schlüssel, tragen sie ein und unterschreiben. Das Protokoll bleibt bei beiden.
- Weitergabe an Kräfte. Jede Ausgabe an eine Kraft und jede Rücknahme steht mit Name und Uhrzeit im Schlüsselbuch. Wer einen Schlüssel an die nächste Kraft weitergibt, trägt auch das ein.
- Rückgabe. Bei Vertragsende oder Objektwechsel zählen beide Seiten erneut; erst mit der Unterschrift des Auftraggebers ist die Rückgabe belegt.
Wenn ein Schlüssel verloren geht
Melden Sie den Verlust sofort der Leitung und dem Auftraggeber – nicht erst bei der Rückgabe. Was daraus folgt, etwa der Tausch eines Zylinders, regelt der Vertrag. Ob Ihre Betriebshaftpflichtversicherung Schlüsselverlust abdeckt, steht in Ihrer Police; klären Sie das, bevor es passiert.
Datenschutz
Das Protokoll enthält Namen und Zeiten der Personen, die Schlüssel hatten. Verwahren Sie es so, dass nur die Leitung und die betroffene Person darauf zugreifen. Wie lange Sie es aufbewahren, richtet sich nach Vertrag und Verjährung (regelmäßig drei Jahre ab dem Ende des Jahres, §§ 195, 199 BGB); danach löschen. Mehr zu Fristen: Aufbewahrungspflicht für Zeiterfassung und Lohnunterlagen.
Kostenlose Vorlagen
Das Schlüsselübergabeprotokoll hat Platz für Objekt, Auftraggeber, Schlüsselliste, Verwahrung und die Unterschriften bei Übernahme und Rückgabe (A4 hoch). Für die Ausgabe an einzelne Kräfte gibt es das Schlüsselbuch.
Brauche ich ein Protokoll, wenn ich nur einen Schlüssel bekomme?
Ob der Vertrag ein Protokoll verlangt, steht dort. Auch ohne Pflicht schützt es beide Seiten, weil sich Übergabe und Rückgabe belegen lassen – auch bei einem einzigen Schlüssel.
Muss der Auftraggeber unterschreiben?
Empfehlenswert: Ohne seine Unterschrift bleibt nur Ihre eigene Notiz. Bei Übernahme und bei Rückgabe sollten beide Seiten unterschreiben.
Wie lange hebe ich das Protokoll auf?
Mindestens so lange, wie Ansprüche verjähren können – regelmäßig drei Jahre ab dem Ende des Jahres (§§ 195, 199 BGB). Der Vertrag kann anderes regeln.
So hilft Kordo dabei
- Kordo hält fest, wer welchen Schlüssel hat: nehmen und zurückgeben mit Uhrzeit und Namen, auch ohne Netz.
- Schlüssel oder Geräte direkt an die nächste Kraft weitergeben: Code auf dem Bildschirm zeigen, die Nachfolge scannt.
- Schlüssel gibt es im Tarif Pro (Fahrzeuge, Ausrüstung und Schlüssel, Wartung); Dienstplan und Zeiterfassung schon im Tarif Starter – ab 32 € im Monat.
Quellen
- Bürgerliches Gesetzbuch, §§ 195 und 199: gesetze-im-internet.de/bgb/__199.html
Diese Seite fasst allgemeine Informationen zusammen und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind Ihr Vertrag mit dem Auftraggeber und Ihre Versicherungsbedingungen.