RatgeberE-Rechnung
E-Rechnung 2027 und 2028: Was Dienstleister jetzt wissen müssen
Wer Reinigung, Hausmeisterdienst, Facility-Leistungen oder Sicherheitsdienst an andere Firmen abrechnet, schreibt bald keine PDF-Rechnungen mehr, sondern E-Rechnungen. Empfangen müssen alle Unternehmen sie schon seit 2025. Die Pflicht zum Ausstellen kommt in zwei Stufen.
Stand: 6. Oktober 2026
Das Wichtigste in Kürze
- Seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können.
- Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr Rechnungen an andere Unternehmen im Inland als E-Rechnung ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028 gilt das für alle Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland.
- Ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Kleinunternehmer als Aussteller.
- Bis dahin ist ein einfaches PDF per E-Mail nur erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt.
Der Zeitplan
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür. |
| 2025 und 2026 | Übergang: Rechnungen dürfen noch auf Papier gehen; andere elektronische Formate, etwa ein PDF per E-Mail, nur mit Zustimmung des Empfängers. |
| 1. Januar 2027 | Pflicht zum Ausstellen für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr. Alle anderen dürfen bis Ende 2027 noch wie bisher abrechnen. |
| 1. Januar 2028 | Pflicht für alle Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. |
Was als E-Rechnung zählt
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den ein Programm ohne Abtippen lesen kann. In Deutschland üblich sind die XRechnung (eine reine XML-Datei) und ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931 (ein PDF, das die Daten als XML in sich trägt). Ein PDF allein, ein Foto oder ein Scan ist keine E-Rechnung – auch dann nicht, wenn es per E-Mail kommt.
Die Ausnahmen
- Privatkunden: Rechnungen an Verbraucher fallen nicht unter die Pflicht – etwa der Winterdienst für ein Einfamilienhaus.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto.
- Kleinunternehmer müssen selbst keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.
- Behörden verlangen schon heute die XRechnung, meist mit einer Leitweg-ID, die der Auftraggeber vorgibt.
Was Sie jetzt vorbereiten sollten
- Umsatz prüfen: Lag der Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €, gilt die Pflicht schon ab 2027.
- Kunden sortieren: Welche Auftraggeber sind Firmen oder Behörden, welche privat? Für Firmen braucht die E-Rechnung vollständige Angaben, etwa die Rechnungsadresse per E-Mail.
- Empfang klären: An welches Postfach sollen Lieferanten E-Rechnungen schicken, und wer prüft sie?
- Aufbewahren: E-Rechnungen werden im Originalformat aufbewahrt, als Buchungsbeleg acht Jahre (§ 147 AO, § 14b UStG). Ein Ausdruck reicht nicht.
- Mit dem Steuerbüro sprechen: Welche Formate liest es ein, wie kommen die Belege dorthin?
Reicht es, eine PDF-Rechnung per E-Mail zu schicken?
Bis Ende 2026 nur mit Zustimmung des Empfängers. Ab 2027 (über 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. 2028 (alle) muss eine Rechnung an eine Firma im Inland eine E-Rechnung sein, also XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Rechnungen an Verbraucher sind ausgenommen, ebenso Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein, Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können müssen sie sie trotzdem.
So hilft Kordo dabei (Tarif Pro)
- Jede Rechnung und Gutschrift gibt es auch als XRechnung (Version 3.0.2, CII) und als ZUGFeRD-PDF (PDF/A-3, Profil EN 16931). Geprüft haben wir beides mit dem Prüfwerkzeug der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) und mit veraPDF.
- Per E-Mail geht die Rechnung mit PDF und XRechnung an die Rechnungsadresse des Auftraggebers; eine Kopie geht an Ihre eigene Adresse, damit Sie sie aufbewahren.
- Für Behörden trägt Kordo die Leitweg-ID ein.
- Kordo zeigt je Kunde, ob die E-Rechnung bereit ist, ob es ein Privatkunde ist oder welche Angabe noch fehlt. An Privatkunden ist keine E-Rechnung nötig.
- An Firmenkunden geht ein reines PDF nur, wenn die Verwaltung die Zustimmung des Kunden festgehalten hat – mit Person und Datum, wie es das Gesetz für die Übergangszeit verlangt. Ab 2028 geht an Firmenkunden nur noch die E-Rechnung hinaus; Privatkunden und Rechnungen bis 250 € brutto sind ausgenommen.
- Ob für Sie die Pflicht schon 2027 gilt (über 800.000 € Vorjahresumsatz), prüft Kordo nicht – darauf weist der Versand-Dialog hin.
- Eingehende E-Rechnungen (XRechnung in UBL und CII, ZUGFeRD und Factur-X) liest Kordo bei den Belegen und zeigt sie lesbar an.
- Aufbewahren und, falls gewünscht, die Anbindung an Peppol übernehmen Sie bzw. Ihr Steuerbüro – Kordo ist kein Archiv.
Quellen
- Umsatzsteuergesetz, § 14 (Ausstellung von Rechnungen): gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
- Umsatzsteuergesetz, § 27 Abs. 38 (Übergangsregeln): gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html
- Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, § 33 (Kleinbetragsrechnungen): gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__33.html
- Abgabenordnung, § 147 (Aufbewahrung): gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html
- Steuerinformation der Kanzlei BERATA, Oktober 2026.
Diese Seite fasst allgemeine Informationen zusammen und ersetzt keine Steuerberatung. Ob und ab wann die Pflicht für Ihr Unternehmen gilt, klären Sie mit Ihrem Steuerbüro.